閒鹹辣媽的部落格

所有上班族都愛喊忙，中外皆然。

閒鹹辣媽深入觀察，洞悉此性，發現斯斯有兩種，喊忙有三種。分別是

裝忙、瞎忙、真忙。

然前兩者占大部分，真忙的＂能者多勞＂型通常是不善表達，不敢說不的一群，因為不會亂叫，事情一件一件的加，他們也默默接受，結果老闆及叫忙的人皆大歡喜。

喊忙是襯托自己重要性及忠誠度最明顯的指標。好像喊的越多次，越大聲，老闆遲早會被洗腦，相信這個人真的很忙！事實證明也的確如此，我曾問過一個ＣＦＯ：你怎麼決定一個部門該加人了？他居然回答當一個人忙到哭的時候，他就會加人。我頓時對這個老闆肅然起敬，一直盤算什麼時候要來個一哭二鬧三上吊，馬上擴展本部門．．．。

身為管理階級的人，到底該如何看清事實呢？業務端很明確，看業績，看支出，看應收帳款就夠了。那後勤呢？會計啦、採購啦、倉管啦，看起來都好忙喔。好像老闆都在壓榨勞工，無能分辨的老闆，為了＂成長＂，趕快加人。在歐洲，請神容易送神難。加個人每個月成本馬上升高，既有人力又要分瓜出去訓練新人，新進人員又要好幾週學習上手，碰到難上手的人也大有人在，結果人力成本增加一份，貢獻度只增加半分或更少，這些老闆通常都看不到也想不到的。真的有必要馬上加人嗎？好好分析現有人力，工作量及工作流程，給員工簡化１０％流程，增加２０％的量，加個１０％薪水，不是皆大歡喜嗎？！重新檢討４或５個人力就可以省下半個人力成本！

真正有花腦筋在做事的人，同等工作量每年所花的時間是會遞減的，因為他們在重複流程的時候會去思考怎樣簡化。並希望透過效率成長來達到責任成長，最後得到報酬成長。所以真正精打細算又英明的主管應該每年評估一次，重整一次。加薪１０％比增人所提升的士氣要高得多了！

所以，怎樣看出裝忙？怎樣防止瞎忙？閒鹹辣媽有以下撇步分享：

一、列工作表：最土法煉鋼的方法，也是最易看的方式。讓員工自己寫：條例式列出事情的處理時間，處理週期。哪些是每天在做的？哪些一周一次？哪些雙周一次？哪些一個月一次？一季？半年？一年？員工多半會想辦法把時間填滿或溢滿，才能證實他真的很忙。做主管的稍微細看一下，就可以看出許多端倪。一張出貨單平均１０樣產品，一天平均１０張單，你真的需要半天打單嗎？盤點庫存真的需要每天嗎？如果很少有差異，何不改為兩天一次？要去追差異兩天也很好查不是嗎？

我以前就是採用這種方法看同事的ＫＰＩ(Key Performance Indicators)，無所遁形，同事也不敢跟我五四三，最重要的是，雙方都清楚該改進的地方在哪裡，能成長的地方在哪裡，下次ｒｅｖｉｅｗ直接切入要點，你不用裝忙，我不用裝可憐。

老闆付錢請一天８小時的員工，要是每天平均能超過６小時的工就算質優員工了！因為質優員工也得花點時間處理像連絡接送小孩啦，看看買的基金股票漲勢啦，抽一下菸，喝幾杯咖啡啦這些事情。有做滿６小時真的算有良心了。一天做４個小時的真的就是混員工；一天做２個小時的就是老闆白痴，不能怪員工了。閒鹹辣媽真的做過一天２小時的工，老闆毫無知覺，最後自己無聊到爆，自行走人。

二、利用ＥＲＰ系統：每一個ＥＲＰ系統都可以看出哪個使用者在系統裡上了多少單，怎樣的單。這些單有多少，再加上周邊的準備連絡工作，就可以抓出工作量了。比如會計部門一天平均入帳２０張發票，如果這些發票都是制式的，了不起一張發票三五分鐘就解決了，那其他時間在幹嘛？如果老闆心裡有底，給個三個月不吭聲，這個員工會不會給一些建議，就可以知道他的素質在哪裡了。

三、防止部門間重複溝通同類事情：我要是老闆的話，真的寧願員工有閒時間互相打屁，聊連續劇劇情，聯絡感情，而不是老是重複同樣的溝通問題。搞得不想長進的人不會長進的人，想長進的人提不起勁。做主管應該有能力鼓勵那些能點出重複溝通的事情是哪些，經常提重複問題的是哪些人的人。必要時編寫標準作業流程（ＳＯＰ）叫那些人回家好好拜讀，用心思考。（有人喜歡在突發狀況的時候用ＳＯＰ壓人，那又是另一種公司文化問題了）

四、確定員工應用系統的功力：很多老闆愛自誇：我不看過程，只看結果。我覺得這是大錯特錯，或許對業務端還稍稍可以適用。但絕對不適用在後勤部門！一個員工的應用系統能力大大影響他的工作效率。很典型的兩種現象就是：自認為ＥＲＰ系統功能不足，再自行系統外人工管理。這個的＂好處＂是，好像重要資訊都在他手上，公司沒有他不行。其實所有的ＥＲＰ系統都可以再進一步客製化，所以沒所謂功能不足的事，看你怎樣設計而已。很多公司花大錢裝了個ＥＲＰ，然後只把它當作業系統，不知怎樣當管理系統來用，很可惜！另一種現象是，有幾年工作經驗的人，反而微軟辦公軟體知識最貧乏，拿ＥＸＣＥＬ當打字機用！還妄想自己系統外管理，找個資料多用肉眼去瞄！！沒騙你，我就見過幾個！！

五、開會時間：內部開會有沒有效率大家心知肚明，有時形式重於內容，這是公司文化問題。但對外開會時間學問就大了，跟供應商或物流服務商連絡評估，多頻繁多久該做，老闆若沒個概念，員工拿來裝忙的藉口就多了。沒事找廠商來聊聊，廠商對應的業務何樂不為？要混大家一起混。結果是不管跟廠商打個十分鐘電話或開三次兩小時的會，達到的效果都一樣，看得出的老闆少之又少。

喊忙應該是偶發性的，如果是常態性，就是老闆笨不會看事情，不會振士氣！

最後只會留下假忙、瞎忙的人在那團團轉！

不過，換個角度想，多幾個這樣的老闆，可以增加就業人口，也是功德。