閒鹹辣媽的部落格

電子郵件普及的年資跟閒鹹辣媽的工作年資大概是同步進行式吧！記得以前上網費很貴，Ｅ－ＭＡＩＬ收入以後得趕快斷線，然後離線編輯郵件，寫完後再連上線發Ｅ－ＭＡＩＬ。這對現在的小蘿蔔頭來說應該很難想像吧～～

溝通傳達的工具好像淘汰的速度越來越快。初進職場時傳真還大行其道，先是用微軟文書軟體寫印在紙張上，拿到傳真機去傳送文件，後來進步到直接從文書處理軟體印到傳真機傳送。還記得傳真收到後還要馬上影印一份備分下來，否則感熱紙無法長期保存，文字會褪色消失。這對現在的小蘿蔔頭來說應該更難想像吧～～哈哈！

ＥＭＡＩＬ是９０年代才開始普及的，電子郵件把傳真機束之高閣；ＭＳＮ，　ＹＡＨＯＯ　ＩＭ，　ＳＫＹＰＥ把國際電話束之高閣；很快臉書也會把部落格束之高閣。長江後浪推前浪的速度越來越快．．．．為何人類追求永恆不變的愛情的同時，卻更用力追求多變的科技呢？

總之在職場上數十載的電子郵件使用歲月，發現到數種郵件亂象，屢見不爽，見怪不怪，請看：

１．一個人掛在很多群組內

通常公司內會針對不同部門或資訊傳達的類別，設很多組不同的收件組群，比如說我就掛在以下群組：

歐洲辦公室

歐洲接單組

歐洲業務組

歐洲客訴組

歐洲規劃組

全球規劃組

歐洲三角訂單組

全球三角訂單組

新產品組

產業資訊組

洋洋灑灑！一天超過一百封郵件算正常，郵件量還會隨時間增長，郵件如此蔓長，久了難免會發生漏看漏回的情況。一段時間之後我偷偷跟資訊組講把我從部分群組拿掉，拿掉之後，也沒誤過事。我想，是因為這麼多群組誰也記不得誰到底有沒有掛在裡面，所以真正重要的事還是直接點名。

２．ＴＯ跟Ｃ．Ｃ．用法搞不清

絕大部分的上班族都愛裝可憐，表示他的重要性。其中之一就是嚎叫他一天有好幾百封郵件要看。很多寫的人ＴＯ跟Ｃ．Ｃ．亂用，Ｃ．Ｃ．收到的人也常常猴急趕快回信表示自己在狀況內，出聲才不會被遺忘。結果ＴＯ的人也回，Ｃ．Ｃ．的人也回，一封郵件像老鼠生小孩，幾分鐘後倍數生殖，一天沒幾百封也難。

郵件多的時候，應該先看ＴＯ，通常我要是忙不過來的話Ｃ．Ｃ．第二天或第三天看。就算有時間當天看又忍不住想插嘴的時候，也等到第二天再回，我覺得這是一種禮貌，起碼給真正該作回應的人先回應。

簡單的講，Ｃ．Ｃ．只是告知，表示這封郵件可能有你該知道的資訊。ＴＯ就是給你差事做或你一定得知道。所以通常老闆Ｃ．Ｃ．郵件多過ＴＯ郵件。

３．全部回覆

發信人深怕忘了他那上百個主管級人士及沾得上一點邊的同事(忘了＝得罪)，發一封信把所有人都掛上去。回的人也都機械式的按下＂全部回覆＂鍵來回信，結果是原始文件把外人（客戶或廠商）掛上，幾次＂全部回覆＂後，不知不覺把自家事流漏出去。所以，回信的人按寄出鍵之前，一定要再看一下有沒有討論內容漸漸改變後，有沒有一些閒雜人等該除名的。但我只建議僅止於外人而已。公司內部的人你隨便除名的話，被除名的人可會記恨在心，暗想假想你的動機絕對不單純。等你出ㄘㄟˊ時候大放冷箭，＂他不Ｃ．Ｃ．我，我從頭到尾都不清楚，現在出事了要我來擦屁股．．．＂ｂｌａｂｌａｂｌａ．．．

還有，你一定也接過不少封全部回覆的內容像這樣：

Ｙｏｕ　ａｒｅ　ｗｅｌｃｏｍｅ！

Ｔｈａｎｋ　Ｙｏｕ！

Ｈａｐｐｙ　Ｂｉｒｔｈｄａｙ！

Ｃｏｎｇｒａｔｕｌａｔｉｏｎｓ！

是吧？

我們公司的行政副總大概一年多會發一次電郵禮貌須知的郵件給所有員工，強調減少＂全部回覆＂郵件量，減少Ｃ．Ｃ．郵件量，不要用郵件吵架．．．．結果他老人家畢生奉行＂全部回覆＂！歡迎新同事，恭喜同事添丁．．．．幾百人同時接到郵件就恭喜兩個字，只要這幾百人中１０％有這個惡習，你就有刪除不完的郵件！

４．只看一半就亂回

既然ＴＯ跟Ｃ．Ｃ．已經掛了一堆人，大家又習慣全部回覆，一封郵件十幾二十頁便成家常便飯。有時多人同時回覆，根本沒有單一郵件可以保留整個對話始末。再加上人人都有上百封郵件要處理，誰有耐心看完事情始末呢？還要搶頭香出聲，結果當然是隨便看最後一段趕緊隨便回答，隨便發問。這讓腦筋清楚的發信人很痛苦，因為答案早就在先前的郵件啦，到底還要不要再解釋一次呢？還有很常發生的，就是收件者還反問發信者先前問的問題！這些種種，讓人比雞同鴨講還沮喪。

５．選很奇怪的時間回（屁話）

這又是裝忙的藝術！（看過＂人人喊忙＂了嗎？）拜智慧手機之賜，重要人物一天２４小時都可以回郵件。三大洲時差的關係，歐洲下午發郵件要台灣第二天處理的事，台灣當天三更半夜一定會有人回說：

Ｉ　ｗｉｌｌ　ｃｈｅｃｋ　ｉｔ　ｔｏｍｏｒｒｏｗ．

Ｎｏｔｅｄ！

Ｇｏｔ　ｉｔ！

這，這，這，還用說嗎？明天上班時間直接回答處理狀況不就好了嗎？！？！又，明明是美國睡覺時間，產品經理也會馬上回答一些急不死人的信件，像是：對！這個產品已經停產。

這些現象，無非想以此應證：我隨時為公司待命賣命！！～～哎～哀～一個公司的文化如何，看這裡就知道。

還有一種賤招，就是用ＥＭＡＩＬ假裝加班，寫好放著，等著三更半夜發，不知情的老闆看在心裡好窩心。（用過這招的請舉手！）

６．用ＥＭＡＩＬ吵架

由於面對面人們都會較為含蓄，講話留三分餘地，而且用英文直接對罵還是要相當的勇氣及機智反應。相對的，用電郵吵架鬥嘴，可以不用考慮對方的反應是甚麼，盡情發揮。收到的人情緒一時激動，也不顧情面立即反駁回去，，一來一往，好不熱鬧。（別忘了，一堆被Ｃ．Ｃ．的人正在看好戲呢！）以前待過的那家電子公司大家經常用電郵樓上樓下對罵，害得老闆常常趁開會時一再叮嚀，按ＥＮＴＥＲ之前三思，情緒激動的郵件寫完第二天再斟酌字句，再決定要不要發。還有一個老闆更好笑，眼看兩個不同部門的同事用電郵對罵，吵得不可開交，自己又不敢跳出來排解，繼續用電郵教訓大家：有話大家當面談，不能用電郵當作唯一溝通管道．．．。見到面，他老大隻字不提。你想，大家會聽他的嗎？隔兩天又開戰了！（當然僅止於電郵囉！）

７．寄錯對象表錯情

大家一定很習慣ＯＵＴＬＯＯＫ自動顯示收件者名字，這可以很輕易發生一些危險的事情，一下ＥＮＴＥＲ太快，要寄給本部門的ＪＯＨＮ　ＬＩＮ，寄到客戶ＪＯＨＮ　ＬＩＭＢＵＲＧ。又比如大部分企業都是用名字第一個字母加個點，再加上姓全部字母，然後小老鼠，最後公司網址。好啦～～我就看過業務跳槽把客戶帶走，不料前後兩個東家的郵件地址邏輯一樣。這老大客戶把交易對話寄錯郵件地址，寄到老東家去。老東家不費吹灰之力，罪證確鑿，一氣之下獅子大開口，同時告自然人及法人好幾十萬歐！所以，郵件寄錯對象，小則尷尬丟臉，大則洩漏商業機密，半秒內賠掉公司好幾個月的盈收也不稀奇。

以上怪現象讓原本一天３０封作事的郵件一夕間爆增成３００封垃圾郵件！光按刪除鍵就可以造成職業傷害，肌肉拉傷了！在此只能跟上班族建議：記得換手按刪除鍵，一天數回，以免因這些垃圾郵件傷身。